PENJADWALAN DALAM KEPERAWATAN

PENJADWALAN DALAM KEPERAWATAN

A. Definisi
Penjadwalan adalah suatu aspek dari fungsi kepegawaian. Kepegawaian adalah penghimpunan dan persiapan pekerja yang dibutuhksn untuk melakukan misi dari sebuah organisasi, penjadwalan adalah penentuan pola jam kerja masuk dan libur mendatang untuk pekerja sebuah unit, seksi, devisi.


B. Langkah – langkah :
1. Setelah mnganalisa jadwal kerja dan rutinitas unit, manager perawat harus menentukan jam maksimal dan minimal beban kerja untuk memutuskan kebutuhan jam sibuk dan yang kurang sibuk bagi pekerja dari masing-masing kategori.
2. Untuk keperluan pribadi, yaitu jabatan yang dianggarkan dan diisi, manajer harus menentukan pola jam kerja masuk dan libur apa yang akan disediakan ke sejumlah personil yang diinginkan dan kategori personil ke unit tersebut untuk masing-masing jam setiap harinya.
3. Memberikan waktu masuk dan libur masing-masing pekerja untuk sepanjang hari agar dapat mengelompokkan seluruh staf ke dalam konfigurasi yang diinginkan.
4. Memeriksa jadwal yang telah selesai tersebut untuk mencari kesalahan – kesalahan seperti nama yang tidak tercantum, persetujuan hari libur atau liburan yang tidak disediakan, kekurangan sejumlah personil selama periode waktu tertentu, dan penggabungan personil yang tidak pantas pada hari-hari atau penggiliran tertentu.
5. Menjamin persetujuan jadwal yang diajukan dari manajer keperawatan yang tetap atau direktur (langkah ini bisa dihilangkan di dalam organisasi dengan wewenang keputusan desentralisasi).
6. Memasang jadwal untuk memberitahu anggota satf akan jam kerja yang ditugaskan untuk beberapa minggu kedepan.
7. Memperbaiki dan memperbahrui jadwal tersebut setiap hari untuk membawa sejumlah staf sejajar dengan perubahan terus menerus beban kerja di dalam unit tersebut.
8. Meninjau dan menganalisa jadwal dan kebijaksanaan secara tetap untuk mengenali masalah susunan kepegawaian yang perlu diubah di dalam jadwal utama.


C. Kebijaksanaan Penjadwalan
Agar supervisor dan kepala perawat dapat mengatur jadwal waktu personil yang libur dan yang masuk secara adil, harus ada departemen atau divisi luas kebijaksanaan penjadwalan untuk memandu pembuatan keputusan. Apabila kebijaksanaan menyangkut persoalan berikut tidak ada, maka manajer perawat harus bersatu sebagai sebuah kelompok untuk menyusunnya:
1. Orang, dengan jabatan, yang bertanggung jawab mempersiapkan jadwal untuk personil di masing-masing unit.
2. Periode waktu untuk diliputi oleh masing-masing jadwal masuk/libur.
3. Banyaknya pemberitahuan di muka yang diberikan para pekerja menyangkut jadwal masuk/libur.
4. Waktu masuk/libur total yang diperlukan untuk masing-masing pekerja perhari, minggu, atau bulan.
5. Hari dimulainya minggu kerja.
6. Dimulainya dan diakhirinya waktu untuk masing-masing penggiliran tugas.
7. Jumlah pergiliran yang harus dipergilirkan diantara masing-masing pekerja.
8. Frekuensi yang diperlukan dari pergiliran pergantian.
9. Keperluan pergiliran dari satu unit ke unit lain unit da frekuensi pergiliran tersebut.
10. Keperluan penjadwalan dua hari libur per minggu atau rata-rata dua hari libur per minggu.
11. Frekuensi libur akhir pekan untuk masing-masing kategori personil.
12. Definisi dari ”libur akhir pekan” untuk personil tugas malam.
13. Perlunya perluasan hari libur yang nerurutan dan tidak berurutan.
14. Hari kerja berurutan maksimum yang diperbolehkan.
15. Jarak waktu minimumyang diharuskan antara urutan pergantian tugas.
16. Jumlah hari libur yang dibayar untuk diberikan pada masing-masing pekerja.
17. Jumlah hari libur yang diharuskan per tahun saat pegawai harus dijadwalkan libur kerja.
18. Panjangnya pemberitahuan di muka untuk diberikan pagawai mengenai jadwal tugas liburan masuk/libur.
19. Prosedur yang harus diikuti dalam meminta libur kerja pada hari libur tertentu.
20. Jumlah hari-hari libur yang dibayar untuk diberikan pada masing-masing pekerja.
21. Lamanya waktu pembaritahuan di muka untuk diberikan pegawai mengenai jadwal liburan.
22. Prosedur untuk diikuti dalam memohon waktu liburan khusus.
23. Pembatasan pada penjadwalan liburan selam hari libur Thank giving Natal – Tahun baru.
24. Jumlah personil masing-masing kategori yang akan dijadwalkan untuk liburan atau hari libur pada saat tertentu.
25. Prosedur penyelesaian perselisihan diantara personil sehubungan dengan permintaan waktu liburan dan hari libur.
26. Prosesan pemrosessan permintaan ”darurat” untuk penyesuaian jadwal waktu.
Panjangnya periode pergiliran masing-masing pekerja, dari pergantian ke pergantian yang lain atau dari unit ke unit yang lain, mempengaruhi kelangsungan perawatan pasien dan moral pekerja. Frekuensi libur akhir pekan dan frekuensi pergiliran pergantian menentukan jumlah waktu yang dapat di luangkan si pegawai dengan suaminya, anaknya, atau temannya yang bekerja pada jam kantor tetap. Untuk itu, pegawai membandingkan jadwal waktu mereka dengan jadwal waktu rekan kerjanya untuk memastikan apakah penugasan akhir pekan dan pergantiannya dibuat sama.


D. Tanggung jawab penjadwalan
Biasanya, supervisor atau kepala perawat bertanggung jawab utnutk menjadwalkan waktu masuk/libur personil keperwatan. Karena jadwal kerja harus disiapkan beberapa minggu sebelumnya, dan selanjutnya diperbaiki untuk menyesuaikan perubahan di dalam sensus pasien, keadaan pasien yang sakit, permintaan waktu libur darurat, banyak waktu yang berkaitan dengan kegiatan supervisi di luangkan dalam mempersiapkan dan menyesuaikan jadwal waktu.


E. Penjadwalan putaran
Supervisor atau kepala perawat dapat mengurangi waktu yang diluangkan untuk perencanaan waktu kerja pesonil ke tingkat minimum dengan menggunakan penjadwalan putaran (cyclical scheduling). Prinsip penjadwalan putaran adalah sebagai berikut:
1. Perputaran penugasan personil sebaiknya menggambarkan keseimbangan antara kebutuhan lembaga akan pekerja peliput dan kebutuhan pegawai akan pekerjaan dan rekreasi yang seimbang.
2. Penugasan putaran sebaiknya membagikan hari kerja ”baik” dan ”jelek” dan jam kerja yang sama diantara para pegawai.
3. Semua pegawai sebaiknya ditugaskan menurut pola putaran tersebut.
4. Sekali jadwal putaran tersebut telah disusun, penyimpangan perseorangan dari jadwal bisa berkurang dan diberikan hanya setelah permintaan tertulis untuk perubahan jadwal.
5. Metode penjadwalan putaran diusahakan untuk diumumkan dengan baik dan diterapkan agar para pegawai tidak merasa jadwal tersebut sebagai pengontrolan yang berlebihan.
6. Pola putaran yang digunakan tersebut sebaiknya menjamin sejumlah pegawai yang cukup dan campuran pegawai yang diinginkan untuk maing-masing unit semua pergeseran.
7. Pola putaran yang dipakai sebaiknya menaikkan kelanjutan perawatan pasien dengan menekan ”mengambangnya” personil dan dengan memperpanjang hubungan antara masing-masing pasien dan perawatan utamanya.
8. Penugasan putaran yang dipakai sebaiknya memelihara semangat kerja tim dengan menjaga komposisi kelompok kerja utama yang tetap.
9. Masing-masing pekerja sebaiknya diberitahu jauh hari sebelumnya mengenai putaran pergiliran dan hari masuk/liburnya untuk mengadakan kegiatan rencana pribadi, bisnis, dan pendidikan.


F. Sebab-sebab kelebihan susunan kepegawaian
Dua faktor yang menyumbang kepada biaya personil yang tinggi dalam departemen keperawatan adalah :
1. Seringan dan sulit ditebaknya variasi di dalam sensus pasien.
2. Kecenderungan manajer perawatan untuk mengganti variasi sensus minimum atau rata-rata.
Banyak faktor yang memotivasi kepala perawat atau supervisor menyusun staf untuk sensus maksimum. Diantaranya adalah keluhan pasien akan perawatan yang tidak berppengaruh dan tidak dirasakan dari perawat-perawat yang mengganggu, penyerahan diagnosa tambahan dan prosedur terapi kepada perawat oleh dokter yanng kelebihan beban kerja, dan pertumbuhan ketegasan oleh para perawat di dalam mempertanyakan penugasannya.


G. Variable penyusunan pegawai yang dikontrol
Satu cara untuk mengurangi biaya personil sementara mengurangi keluhan dari pasien, dokter, dan perawat mwngenai penyusunan pegawai yang kurang adalah dengan memakai variabel penyusunan pegawai yang dikontrol.
Bentuk populer variabel penyusunan staf adalah yang dapat memberikan tingkat minimum penyusunan staf untuk masing-masing rumah sakit dan memperbesar tingkat minimum ini sejalan dengan informasi sensus yang terus menerus diperbaharui.
Dengan menyusun variabel yang dikontrol, penyusunan pegawai bisa direncanakan untuk unit tersebut guna memberikan lima RNs, dua LPNs, dan satu pembantu keperawatan pada pergantian hari secara tetap. Dengan menggunakan peraturan 3:2 yang diberikan sebelumnya, 12 personil waktu penuh harus dianggarkan bagi pergiliran siang guna memastikan delapan personil yang diperlukan untuk pergiliran tersebut sehari-harinya. Apabila peningkatan dalam sensus pasien atau proporsi intensif yang lebih besar atau pasien rawat total telah meningkatkan beban kerja keperawatan, perawatn yang bertugas bisa menentukan dari skala yang telah direncanakan sebelumnya berapa banyak personil masing-masing kategori di atas jatah dasar untuk memenuhi beban kerja yang ada, dan personil tambahan bisa dijamin.
Untuk meusatkan jumlah staf karyawan yang lebih tinggi selama periode puncak beban kerja dan untuk menyesuaikan pegawai yang keluarga atau sekolah yang bertanggung jawab menginginkan meraka bekerja kurang dari lima hari per minggu, manajer perawat menugaskan pegawai dalam kombinasi pergiliran kerja empat, delapan, sepuluh, dan dua belas (Arnold dan Mills 1983).
Dari sudut pandang pegawai, keuntungan tiga 12 jam pergantian per minggu adalah memberikan komunikasi antara pergantian, mengurangi waktu transportasi mingguan, dan memperpanjang waktu kegiatan sosial dan istirahat. Kelemahan utamanya kegelisahan yang lebih besar pada akhir pergantian kerja.


H. Alasan untuk memakai susunak kepegawaian variabel
Keefektifan biaya dalam susunan kepegawaian diperlukan agar sebuah departemen keperawatan memakai beberapa bentuk susunan kepegawaian variabel atau teknik penyamaan staf. Penyamaan staf atau memindahkan personil dari area yang kelebihan pegawai ke persediaan pegawai yang kurang, sebaiknya didasarkan atas kajian tugas perawatan pasien yang tepat di dalam lembaga yang sama.
Para penyelidik telah menentukan bahwa bilamana beberapa bentuk kepegawaian variabel atau penyamaan staf tidak dipakai, rumah sakit akan membayar lagi satu hingga dua jam perawatan per pasien per hari dibanding yang sebenarnya diberikan.


I. Kesimpulan
Setelah manajer menentukan beberapa banyak staf keperawatan didalam masing-masing kategori dibutuhkan untuk memberikan perawatan kepada sejumlah pasien yang diperkirakan ada di dalam masing-masing klarifikasi diagnosa dan kepelikannya, manajer harus menjadwalkan personil yang dibutuhkan untuk memberikan sejumlah personil yang cukup guna memenuhi periode puncak beban kerja dan dapat menghindari penugasan personil lebih dari yang dibutuhkan selama periode waktu. Jadwal putaran atau jadwal berulang yang memanfaatkan kombinasi personil tetap dan paruh waktu dan kombinasi pergantian delapan, sepuluh serta dua belass jam biasanya terbukti lebih ekonomis di banding jadwal yang dirancang dari dasar untuk masing-masing periode empat, enam,dll.